Tietosuoja Ilmoita-palvelussa

tietosuoja.jpgVeronumero-palvelukokonaisuuteen kuuluva Ilmoita-palvelu on kätevä työkalu työntekijätietojen keräämiseen ja hallinnointiin sekä työmaalle rekisteröitymiseen. Palvelusta voi tilata myös Valttikortti-henkilötunnisteita. Palvelu on yhteydessä Verohallinnon ylläpitämään rakennusalan julkiseen veronumerorekisteriin, ja se tarkastaa ja osoittaa, onko työntekijän veronumero ilmoitettu sinne.

Koska Ilmoita-palveluun kootaan henkilötietoja, tulee sitä käyttäessä kiinnittää huomiota myös tietosuojaan. Palveluun syötettäviä työntekijätietoja ovat työntekijän nimi, kotivaltio ja kansalaisuus sekä puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Näiden lisäksi tulee ilmoittaa työsuhteen laatu, veronumero ja henkilötunnus.

Olemme tehneet yhteistyötä tietosuojavaltuutetun kanssa, jotta voimme varmistaa, että henkilötietosi ovat meillä varmasti turvassa.

Henkilötunnus

Henkilötunnuksen salassapidettävyyttä toistetaan paikassa jos toisessakin, ja silti henkilötunnus on lisättävä henkilötietoihin myös Veronumero-palveluissa. Miksi ihmeessä?

Henkilötunnusta käytetään esimerkiksi:

  • Ammattipätevyyksien varmentamiseen niiden myöntäjien rekistereistä.
  • Henkilöllisyyden ja henkilötietojen tarkastamiseen rakennustyömaalle perehdytyksen yhteydessä.

Emme anna ulkopuolisille tahoille järjestelmäämme tallennettuja henkilötunnuksia. Vain viranomaiset voivat saada tunnistetiedot käyttöönsä erillisestä pyynnöstä.

Veronumero

Ilmoita-palveluun tallennetaan myös veronumero, ja palvelu onkin yhteydessä rakennusalan veronumerorekisteriin. Veronumerorekisteri on julkinen ja avoin rakennusalan rekisteri, ja sinne on syötettävä henkilön etu- ja sukunimi sekä veronumero. Veronumerotarkastuksen hakutuloksena on tieto siitä, onko henkilö merkitty rekisteriin annetulla veronumerolla. Pelkkä nimi tai veronumero ei riitä, vaan tarvitaan kaikki nämä kolme tietoa. Hakutulos kertoo, täsmäävätkö annettu nimi ja veronumero eli löytyvätkö tiedot rekisteristä. Muita tietoja haussa ei näytetä.

Jos kirjoitat pelkän veronumerosi paperilapulle ja pudotat lapun kadulle, ei kukaan saa sinusta pelkän numeron perusteella selville mitään – nimeäsi, ikääsi, sukupuoltasi, saati sitten henkilötunnustasi. Älä silti testaa, veronumero on kuitenkin salassa pidettävä verotustieto.

TUPAS-tunnistautuminen korttitilauksissa

Ilmoitettujen työntekijätietojen perusteella palvelusta voi tilata myös työturvallisuus- ja veronumerolakien mukaisia kuvallisia henkilötunnisteita eli Valttikortteja. Valttikorttitilaus tehdään aina yritykselle, ja yritys maksaa sen. Korttien tilaaminen vaatii tunnistautumisen henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla.

Henkilökohtaisen verkkopankkitunnuksen käyttäminen toimii tilauksen sähköisenä allekirjoituksena. Tehty TUPAS-tunnistautuminen kertoo, kuka käyttää sitä käyttäjätunnusta, joka on tehnyt Valttikorttitilauksen yrityksellesi. Tunnistautuminen on sinun ja yrityksesi etu, koska se ehkäisee väärinkäyttötilanteita. Korttitilaus laskutetaan erikseen, eli älä huoli, tilaus ei tule suoraan käyttämäsi verkkopankkitilin maksettavaksi.

Käyttöoikeudet

Ilmoita-palveluun annetaan erikseen käyttöoikeuksia. Koska palvelussa on henkilötietoja, kiinnitä huomiota siihen, kenelle annat käyttöoikeuden. Ilmoita-palvelussa luvittamasi käyttäjät pääsevät tarkastelemaan ja muokkaamaan työntekijöidesi sekä työmailla olevien sopimusten tietoja. Huolehdi, että Ilmoita-palvelun käyttäjänne ymmärtävät oman roolinsa ja tehtävänsä palvelua käyttäessään.

Etkö ole ennen ilmoittanut työntekijätietoja palvelun kautta? Klikkaa alla olevaa linkkiä ja kokeile!

 Kirjaudu ja ilmoita tiedot täällä


Elli Välisaari

Elli Välisaari

Asiakaspalvelutaustainen Elli keskittyy palveluidemme käytettävyyden kehittämiseen. Blogissamme Elli tasapainottelee palveluiden, asiakaskokemuksen ja lakisäädösten kolmijalkaisella jakkaralla.

Katso kaikki hänen kirjoituksensa