Miten yrityksessäsi hoidetaan tilaajavastuudokumenttien arkistointi?

Miten yrityksessäsi hoidetaan tilaajavastuuraporttien arkistointi

Kuvittele, että yritykseesi tehdään tilaajavastuutarkastus huomenna. Hikoavatko kätesi vai voitko olla ihan rauhallisin mielin? Jos tarkastaja tulee paikalle, kaikkien tarkistettujen tilaajavastuutietojen täytyy löytyä. Jos osa on omalla tietokoneellasi, osa Pertin työpöydällä ja loput pölyisessä arkistohuoneessa, voi niitä etsiessä iskeä pikku paniikki. Mitä jos voisit olla varma siitä, että raportit löytyvät yhdestä paikasta, johon tarvittaessa kaikilla yrityksesi työntekijöillä on pääsy?

Ei alihankkijoita, ei huolia, vai?

Jos yrityksesi käyttää alihankkijoita harvoin eikä tilaajavastuutietojen tarkastaminen tunnu rasittavan liiketoimintaasi liiaksi, voit hyvin hoitaa velvoitteesi itse ilman apuvälineitä. Tämä onnistuu hakemalla yritysten Luotettava Kumppani -raportit Raportti-palvelusta ja tarkastamalla toistuvasti 12 kuukauden välein, että ne ovat kunnossa. Lisäksi sinun pitää huolehtia niiden arkistoimisesta vähintään 2 vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen. Vaivalloista, eikö?

Jos tuntuu siltä, että arkistoidut paperit ovat usein hukassa tai haluat muuten vaan varmistaa, että ne varmasti löytyvät tarkastajan tullessa paikalle, kannattaa ottaa Raportti PRO -palvelumme käyttöön. Se on huokean hintainen ja säästää sinulta turhaa huolta ja stressiä. Raportti PRO -palvelu tallentaa ja arkistoi kaikki avaamasi Luotettava Kumppani -raportit automaattisesti.

Onko sinulla useita sopimuskumppaneita?

Jos yrityksesi tilaa työtä useilta työn toimittajilta, voi olla paikallaan ottaa vähän tehokkaammat keinot käyttöön. Voit totta kai hoitaa kaikki tilaajavastuulakiin liittyvät velvoitteet manuaalisesti, mutta jos päätät hoitaa velvoitteet itse, kannattaa satsata hyvään suunnitteluun. Sinun pitää myös muistaa varmistaa, että kaikki, jotka yrityksessäsi käsittelevät näitä tietoja varmasti tietävät, mitkä tilaajavastuulain vaatimukset ovat.

Pientä helpotusta tuo Raportti PRO, sillä se on kevyempi versio Valvojasta, joka on tarkoitettu toimittajien seurannan automatisointiin. Raportti PRO -palveluun tallentuvat kaikki Luotettava Kumppani -raportit, jotka työntekijäsi käyvät tarkastamassa. Jos tuntuu, että haluat automatisoida toimittajien seurannan kokonaan, Valvoja on siihen ratkaisu. Valvojaan syötetään kaikki halutut toimittajat ennen sopimuksentekohetkeä ja palvelu ilmoittaa, jos tiedoissa on jotain hämminkiä. Valvoja myös tallentaa tilaajavastuuraportit automaattisesti, joten sillä hoituu arkistointikin.

Haluatko varmistaa, ettei yksikään tilaajavastuuraportti uuvu?

Kun työn toimittajia alkaa olla useita kymmeniä tai satoja, täysin manuaalisen prosessin ylläpito alkaa mennä vähän turhan raskaaksi. Emme suosittele manuaalista tarkastamista suurille yrityksille, koska yrityksen työntekijöiden ja alihankkijoiden määrän kasvaessa, kasvaa myös virheiden riski eksponentiaalisesti. Tässä tapauksessa kombo Valvoja + Raportti PRO on paikallaan.

On aina olemassa se mahdollisuus, että joku unohtaa yksittäisen toimittajan tietojen syöttämisen Valvojaan ennen sopimuksen solmimista, vaikka tarkastaakin Luotettava Kumppani -raportin Raportti-palvelussa. Ilman Raportti PRO -palvelua tuota ensimmäistä tarkastettua raporttia ei löydy. Useat Valvoja-asiakkaistamme ovatkin jo ottaneet Raportti PRO:n käyttöönsä sen takia, ettei yksikään raportti jää vahingossakaan arkistoimatta. Raportti PRO varmistaa, että kun kuka tahansa yrityksen työntekijä käy tarkastamassa toimittajan raportteja Raportti-palvelussa, tallentuvat ne automaattisesti Raportti PRO -palveluun.

Tutustu Raportti PRO -palveluun


Ella Slunga

Ella Slunga

Ella on moniosaaja, joka on tehnyt Tilaajavastuulla sekä asiakaspalvelu- että markkinointitöitä. Hän tuntee palvelumme läpikotaisin, ja jakaa teksteissään hyödyllisiä vinkkejä asiakkaillemme.

Katso kaikki hänen kirjoituksensa