Mitä tehdä, kun fuusio osuu kohdalle?

Mita_tehda_jos_fuusio_osuu_kohdalleYritysmaailmassa sattuu ja tapahtuu – yritykset sulautuvat toisiinsa, yhden toiminta jatkuu toisen nimissä tai yritysmuoto vaihtuu esimerkiksi toiminimestä osakeyhtiöksi. Sulautumiset, fuusiot ja yhtiömuodon muuttumiset näkyvät myös Tilaajavastuun asiakaspalvelun työssä. Mitä siis tulee ottaa huomioon, jos yritysmuoto vaihtuu tai yhtiöt fuusioituvat? Olemme koonneet tähän postaukseen toimenpiteet, joita Tilaajavastuun palveluita käyttävän yrityksen tulisi huomioida.

Avaa yritystili

Tilaajavastuun palveluita käytetään yritystilin kautta. Kaikki palvelumme yritystilistä lähtien ovat Y-tunnuskohtaisia. Tästä syystä palveluiden siirto uuden yrityksen nimiin on hyvä aloittaa yritystilin perustamisesta, jos uudella yrityksellä ei sellaista vielä ole.

Jos toimintaa jatkavalla yrityksellä on jo yritystili, pääkäyttäjä voi tarvittaessa käydä muuttamassa yrityksen yhteystiedot, kuten nimen ja laskutusosoitteen Yrityksen tiedot -näkymässä. Yritystilillä näkyvä nimi ei muutu automaattisesti, ja yritystilillä oleva nimi tulostuu muun muassa Valttikorteille. Kun uudelle yritykselle on luotu yritystili, tulee vanhan yrityksen tilin käyttäjät muistaa kutsua uuden yrityksen tilin käyttäjiksi.

Palvelusopimusten siirto fuusioituessa

Kun yritystili on avattu, voi alkaa miettiä palveluiden käyttöönottoa uudelle yritykselle. Mitkä kaikki palvelut yritykselläsi on käytössä?

Luotettava Kumppani

Jotta uusi yritys voidaan liittää Luotettava Kumppani -palveluun, sinun tulee toimittaa meille uusi valtakirja. Valtakirjalla voit ilmoittaa, että tämä yritys jatkaa aiemman yrityksesi toimintaa, tai että uusi yritys astuu voimaan vasta myöhemmin. Näin osaamme irtisanoa vanhan yrityksesi sopimuksen tai tarvittaessa käsitellä valtakirjan vasta myöhemmin. Valtakirjan voi toimittaa meille jo hyvissä ajoin ennen fuusioitumista.

Jos fuusion jälkeen jatkava yritys on jo Luotettava Kumppani, ilmoitathan meille yritykset, joiden sopimuksen voi päättää sekä milloin fuusio astuu voimaan.

Valttikortti

Valttikortilla tulee lukea sen yrityksen nimi, jonka työntekijänä henkilö toimii. Valtaosassa tilanteista, joissa yrityksen toiminnassa tapahtuu muutoksia, myös yrityksen nimi vaihtuu, joten työntekijöille täytyy tilata uudet Valttikortit.

Uusien Valttikorttien tilaaminen edellyttää, että työntekijöiden tiedot on lisätty uuden yrityksen Ilmoita-palveluun. Valttikortit voi kuitenkin tilata, vaikka varsinainen toiminta ei ole vielä alkanut. Kortteja ei kuitenkaan saa ottaa käyttöön, ennen kun toiminta on siirtynyt uudelle yritykselle.

Jos palvelussamme jo olevan yrityksen Y-tunnus säilyy, mutta nimi muuttuu, yrityksen nimen voi tilapäisesti muuttaa yritystilillä uusien korttien tilaamista varten, ja muuttaa tilaamisen jälkeen takaisin vanhaksi. Sulje vanhan yrityksen Valttikortit ja poista työntekijöiden tiedot, kun toiminta on alkanut uuden yrityksen nimissä.

Taitorekisteri

Taitorekisterin sopimus tulee siirtää uuden yrityksen nimiin, ja samalla on hyvä irtisanoa vanhan yrityksen sopimus. Taitorekisterissä näkyy niiden työntekijöiden pätevyydet, jotka ovat palvelua käyttävän yrityksen Ilmoita-palvelussa. Taitorekisteritilauksen siirto onnistuu sähköpostitse asiakaspalvelumme kautta.

Työmaarekisteri

Työmaarekisterissä vanhan yrityksen sopimukset tulee merkitä päättyneeksi viimeistään sille päivälle, kun yrityksen toiminta päättyy. Urakkasummiksi kirjataan toteutunut laskutus. Sopimukset tulee kirjata uuden yrityksen Työmaarekisteriin, ja sopimuksen alkamispäiväksi lisätään uuden yrityksen toiminnan aloittamispäivä.

Vaihda rakennuttaja, hallinnoija tai päätoteuttaja vanhalta yritykseltä uudelle niiden työmaiden osalta, joita tulet tarvitsemaan fuusion jälkeenkin. Muista lisätä tarvittavat käyttöoikeudet myös uuden yrityksen käyttäjille.

Valvoja

Valvoja-palvelussa olevia seurattavia kohteita ei saa siirrettyä suoraan palvelussa yritykseltä toiselle. Valvojassa olevat kohteet voidaan siirtää teknisenä asiantuntijatyönä Tilaajavastuun toimesta. Siirtoa varten uudella yrityksellä tulee olla käytössään Valvoja-palvelu. Yritystilin pääkäyttäjä voi tilata uudelle yritykselle palvelun suoraan yritystilin kautta. Kun seurattavat yritykset on siirretty uuteen Valvoja-palveluun, irtisanomme vanhan yrityksen Valvojan.

Oletko ison yrityksen edustaja? 

Siinä tapauksessa kannattaa ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme, joka ohjaa sinut eteenpäin, jotta voimme yhdessä miettiä parhaat ratkaisut fuusion toteuttamiseen palvelujemme osalta. Voimme toteuttaa teknisenä asiantuntijatyönä esimerkiksi työmaiden hallinnointien siirtoja, käyttäjätunnusten kopiointia, Ilmoita-palvelun työntekijöiden kopiointia ja sopimusten kopiointia. Pienten määrien siirrot suosittelemme kuitenkin tekemään itse.

Muutoksista tiedottaminen

Viimeisenä, mutta ei tosiaankaan vähäisimpänä, on hyvä muistaa ilmoittaa yritystoiminnan muutoksista yhteistyökumppaneille! Näin yrityksesi kanssa toimivat tietävät, että yrityksesi toiminta jatkuu uuden yrityksen nimissä ja yhteistyökumppanisi osaavat ottaa muutokset myös omassa toiminnassaan huomioon.

Etkö ole varma, mitkä kaikki palvelut yritykselläsi on käytössä? Haluatko varmistaa, miten yrityksesi kohdalla olisi parasta toimia? Asiakaspalvelumme auttaa mielellään fuusioihin ja uusien yritysten palveluiden hallintaan liittyvissä asioissa, ja joitakin toimenpiteitä ei edes pysty tekemään ilman asiakaspalvelumme apua – esimerkiksi Valvojan tietojen siirtäminen uudelle yritykselle. Ota siis rohkeasti yhteyttä!


Santeri Pohjalainen

Santeri Pohjalainen

Santeri on Työmaarekisterin ja Valttikorttien asiantuntija, jonka taitavissa käsissä asiakkaiden ongelmat ratkeavat kuin itsestään.

Katso kaikki hänen kirjoituksensa