Onnistunut sisäinen viestintä on itseohjautuvan organisaation perusta

 shutterstock_556504936

Tuskin mistään maailman kolkasta löytyy nykypäivänä organisaatiota, jossa ajateltaisiin, ettei sisäinen viestintä olisi tärkeää. Mutta aivan erityisesti sisäisen viestinnän tai organisaatioviestinnän rooli korostuu itseohjautuvassa organisaatiossa.

Kun yrityksellä ei ole johtoryhmää eikä esimiehiä, kuka vastaa siitä, että tieto tärkeistä asioista kulkee läpi koko organisaation? Kuka tekee sisäisen tiedotteen uudesta palvelusta, kuka uudistuneesta toimintatavasta? Kuka pitää tiimin jäsenet ja muut tiimit ajan tasalla projektin edistymisestä tai budjetissa pysymisestä?

Niinpä.

Koska itseohjautuvassa organisaatiossa jokainen johtaa omaa vastuualuettaan, myös vastuu sisäisen viestinnän toimivuudesta on jokaisella työntekijällä. Työntekijöiden tulee itse tunnistaa omalle vastuualueelleen kuuluvat tärkeät asiat ja viestiä niistä eteenpäin niin, että tieto saavuttaa mahdollisimman monet. Tai vähintään edes ne, joiden työhön tieto vaikuttaa. Tämä on tietysti helpommin sanottu kuin tehty, kun sisäisten tiedotteiden kirjoittamisen ja lukemisen sijaan kaikilla on varmasti muutakin tekemistä.

Sisäinen viestintä on onnistuneen itseohjautuvuuden ydin

Sisäisen viestinnän merkitystä on myös helppo vähätellä, se kun ei suoraan tuota liikevaihtoa tai buustaa myyntiä. Totuus kuitenkin on, että ilman organisaation toimivaa sisäistä viestintää alkaa myyntikone jossakin vaiheessa yskiä ja tuotekehitys sakkaamaan. Yhteisten tavoitteiden, pelisääntöjen ja uudistusten ollessa osalle organisaatiosta epäselviä, toimii jokainen oman vinoutuneen käsityksensä varassa.

Itseohjautuvuus edellyttääkin kaikilta työntekijöiltä motivaatiota sitoutua sisäiseen viestintään ja hyviä viestintätaitoja. Jos näitä ei ole, on niitä syytä kehittää pikaisesti, esimerkiksi koulutuksen avulla. Vaikka viestintä itseohjautuvassa organisaatiossa kuuluukin kaikille, on tärkeää, että jollakin yhdellä henkilöllä on vastuu sisäisen viestinnän kehittämisestä ja yhteisten työkalujen toimivuudesta. Saman henkilön täytyy pitää huoli myös siitä, että tärkeistä asioista viestitään oikealla tavalla, eivätkä kahvikoneella käydyt huhupuheet ala näytellä pääosaa sisäisessä viestinnässä. Huhupuheet pilaavat ilmapiiriä ja syövät tehokkuutta ja motivaatiota, eikä oikea viesti enää välttämättä pääse perille huhumyllyn lävitse.

Oikeat kanavat oikeisiin tilanteisiin

Myös toimivat ja tarkoituksenmukaiset viestintävälineet ovat tärkeässä asemassa itseohjautuvan organisaation sisäisen viestinnän onnistumisessa. Hyvin pienessä organisaatiossa voidaan vielä pärjätä käytäväkeskustelujen ja kahvihetkien aikana vaihdettujen tietojen turvin. Mitä suuremmaksi organisaatio kasvaa, sitä enemmän tarvitaan eri viestintätarkoituksiin ja -tilanteisiin soveltuvia viestintävälineitä.

Esimerkiksi Tilaajavastuulla on käytössä tiedon tallennukseen soveltuvan intran, ruuhkaisen sähköpostin ja mukavan maanantaisen henkilöstöpalaverin lisäksi myös pikaviestintään tarkoitettu Slack, joka on nopeudellaan ja tavoittavuudellaan mullistanut organisaatiomme sisäisen tiedonkulun. Sisäisen viestinnän välineenä toimii myös henkilöstölehtemme Sytyke, joka ilmestyy kolme kertaa vuodessa. Verkkaisen ilmestymistahtinsa vuoksi Sytyke on varsinaisen tiedotuskanavan sijaan enemmänkin yhteishengen ylläpitäjä. Sytykkeestä voi lukea lisää täältä.

Tiedon vaihdon lisäksi sisäinen viestintä luokin myös yhteishenkeä ja tekee ihmisistä sitoutuneita. Kun sisäinen viestintä toimii, yhden ihmisen tai tiimin asioista tulee koko työyhteisön yhteisiä asioita ja yhteen hiileen puhaltamisen fiilis korostuu. Sisäinen viestintä luo osaltaan hyvää fiilistä työpaikalle.

Tuulan kirjoitus jatkaa postaussarjaa, jossa kerromme yrityskulttuuristamme ja matkastamme itseohjautuvana organisaationa. Voit tilata blogipostauksemme sähköpostiisi ja pysyt näin ajan tasalla matkamme kulusta.


Tuula Hannola

Tuula Hannola

Tuula on viestinnän ja tapahtumajärjestämisen moniosaaja, joka suomen kielen maisterina taitaa myös pilkkujen tehokkaan viilaamisen. Tuula on tuonut mukanaan Tilaajavastuulle kasan uusia ideoita ja ihastuttavan naurun.

Katso kaikki hänen kirjoituksensa