Viisi syytä käyttää sähköistä allekirjoittamista

 viisi_syyta_digitalisoida_allekirjoittaminen

Oletko koskaan miettinyt, kuinka paljon sopimusten ja muiden asiakirjojen allekirjoitusprosessit vievät aikaa tai kuinka kalliiksi sopimusten käsittelyprosessit ja arkistointi tulevat yrityksellesi? Entä kuinka paljon asiakirjojen printtaaminen ja edestakaisin kuljettaminen kuormittavat ympäristöä? Ja onko mielessäsi koskaan käynyt, että paperinen asiakirja voi helposti joutua vääriin käsiin?

Sopimusten tekeminen tulostamalla ja allekirjoittamalla kynällä on vielä normaali käytäntö monissa yrityksissä. Siirtyminen sähköisiin ratkaisuihin saattaa kuulostaa hankalalta, mutta paperilla tehtyjen sopimusten käsittely ja arkistointi on yksinkertaisimmillaankin aikaa vievää, kallista ja tehotonta.

Miksi sähköinen ratkaisu on parempi?

  1. Se on tehokasta ja säästää aikaa sekä rahaa. Sähköistä ratkaisua käyttämällä vältyt paperisten asiakirjojen skannaamiselta, tallentamiselta, arkistoinnilta ja postittamiselta. Allekirjoitusten sähköistäminen nopeuttaa allekirjoitusprosesseja, kun allekirjoitettava asiakirja on vastaanottajan tarkasteltavissa välittömästi ja allekirjoitettu asiakirja voidaan palauttaa viiveettä.

  2. Tietoturva parantuu. Sähköinen allekirjoitus on turvallisempi ja luotettavampi kuin paperille tehty. Sähköisen työnkulun ansiosta manuaaliselle työlle tyypilliset virheet vähentyvät ja materiaalin muuttumattomuudesta sekä allekirjoittajien henkilöllisyydestä voidaan varmistua. Tietoturvaa parantaa myös se, että sähköistä ratkaisua käytettäessä riski asiakirjojen päätymisestä ulkopuolisille pienenee.

  3. Sopimusarkisto helpottaa arkistointia. Kaikki sopimukset ja niihin liittyvät keskustelut tallentuvat käytettävään järjestelmään, etkä tarvitse erillistä sopimusarkistoa. Sähköisestä palvelusta on myös helppo löytää jälkeenpäin kaikki asiaan liittyvä dokumentaatio. Paperisten asiakirjojen määrä vähenee ja arkistojen tilantarve pienenee.

  4. Sähköistä allekirjoitusta on helppo käyttää. Sähköinen allekirjoitusprosessi on liitettävissä osaksi yrityksen dokumenttienhallinnan järjestelmiä, asiakashallintaan, HR:ään sekä toiminnanohjaukseen, jolloin kaikki sopimusten käsittely ja hallinta on täysin sähköistä.

  5. Ympäristö kiittää. Sähköinen allekirjoitus on myös ympäristöystävällinen vaihtoehto. Allekirjoitusprosessien digitalisointi poistaa tarpeen paperisille dokumenteille ja vähentää ympäristön kuormitusta, koska paperisia asiakirjoja ei tarvitse kuljettaa paikasta toiseen.

SignSpace-palvelun avulla allekirjoitusten sähköistäminen onnistuu helposti

Tilaajavastuun sähköisen allekirjoittamisen hankkeen tavoitteena on, että vuodesta 2020 lähtien kiinteistö- ja rakentamisalalla tapahtuvat asiakirjojen allekirjoitukset, hyväksynnät, päätökset, luvat ja valtuutukset tehdään täysin sähköisesti.

Vuoden 2018 aikana tuotantokäyttöön valmistuva SignSpace-palvelumme on yhteistyöalusta, joka mahdollistaa sähköisen allekirjoittamisen lisäksi muun muassa sopimusten katselmoinnin, jakelun ja arkistoinnin, turvapostin, tehtäväpyyntöjen tekemisen ja hallinnoinnin sekä kaikenlaisen digitaalisen sisällön turvallisen hallinnoinnin ja jakamisen. Kehittäjäystävällisen sovellusliittymän ansiosta SignSpace voidaan integroida myös osaksi yrityksen omia tietojärjestelmiä.

Kiinnostaako sähköinen allekirjoittaminen?

Lue lisää SignSpace-palvelusta


Maiju Korkala

Maiju Korkala

Maiju vastaa asiakkuuksista, ja hänellä on kattava tuntemus Tilaajavastuun palveluista. Maiju jakaa kirjoituksissaan asiantuntemustaan sekä palveluistamme että niihin liittyvistä viranomaisvelvoitteista.

Katso kaikki hänen kirjoituksensa