Post-it-lapuista sähköiseen työlistaan

 

tyoajansuunnittelu_tietokoneella

Muistatko sen tunteen, kun aloitit uudessa työpaikassa? Kaikki oli uutta ja ihmeellistä. Työpöytä loisti puhtauttaan ja kalenteri tyhjyyttään. Toisissa yrityksissä tuo kuherruskuukausi ja sisäänajovaihe on pitkä ja lempeä, toisissa testataan tulokkaan uimataidot altaan syvässä päässä heti ensimmäisellä viikolla. Minun aloitukseni Tilaajavastuulla ohjelmistokehittäjänä viisi vuotta sitten oli lempeämmästä päästä. Elämä oli selkeää ja helppoa: sain keskittyä yhteen pienprojektiin kerrallaan, ja projektin valmistuttua edessä oli toinen samanmoinen.

Rautalankaversiona Post-it-lippulappuset

Ajan myötä tilanne kuitenkin muuttui. Tilaajavastuu-urani alussa kehittämistäni vanhoista sovelluksista löytyi silloin tällöin bugeja, joiden korjaaminen sotki uusien projektien aikatauluja. Kesällä 2014 otin myös oma-aloitteisesti kokonaisvaltaisempaa roolia teknisestä asiakastuesta. Yhtäkkiä erilaisia työpyyntöjä alkoikin satelemaan monin eri tavoin monilta eri tahoilta. Asiakaspalvelun tikettijärjestelmän lisäksi toimeksiantoja tuli sähköpostilla, puhelimella, sekä tietysti toimiston käytävällä hihasta nykien. Työtehtäviä alkoi yhtäkkiä olla niin paljon, että oli vaikea muistaa, mitä oli luvannut kenelle ja milloin. Ensimmäinen työlistani muodostui työhuoneeni oven ulkopuolelle kolmeen eri sarakkeeseen liimaamistani Post-it-lapuista: työjono, työn alla olevat ja valmiit työtehtävät. Alusta asti arvostamani läpinäkyvyys toimi hyvin Post-it-lappujärjestelmän kanssa, sillä kuka tahansa saattoi halutessaan käydä huoneeni ovella kurkkaamassa, mitä olin tehnyt tai juuri sillä hetkellä tekemässä.

Alkeellisen työlistakyhäelmäni puutteet alkoivat kuitenkin pian nousta esiin. Työjonossa olevien lappujen läjä kasvoi kasvamistaan, kun työn alla olevien lappujen taival kohti valmiit-saraketta puolestaan tuntui tuskastuttavan hitaalta. Kukaan muu ei voinut lappuja vilkaisemalla tietää, milloin heidän oma toimeksiantonsa ehtisi työn alle tai milloin työn alla oleva tehtävä valmistuisi. Näppärää ja turhauttavaa samaan aikaan!

Viikkokalenteri Post-it-muodossa

viikkokalenteri_post-it-muodossaViikoittainen ja päivittäinen rakenne oli seuraava kehitysaskel, jonka otin työlistani kanssa. Työn alla -sarake koki täyden remontin, kun palastelin sen viikkoaikatauluksi, jossa työpäivät oli jaettu neljään kahden tunnin aikaikkunaan (katso kuva). Tämän lähestymistavan isoimmat hyödyt tulivat siitä, että isompiin tehtäväkokonaisuuksiin käytettävä aika näkyi selkeämmin useamman lapun muodossa. Myös sisäisiin palavereihin käytetty aika muuttui näkyväksi. Kukapa merkitsi viikoittain toistuvan tunnin tiimipalaverin joka viikko uudeksi työtehtäväksi työjonoonsa? Oivallinen lisämauste oli myös eriväristen lappujen käyttäminen merkitsemään erityyppisiä työtehtäviä. Nyt pystyin tarkemmin seuraamaan, minkä verran aikaa paloi ohjelmointiin, tekniseen tukeen ja palavereihin!

Sähköinen työlista poistaa paikkariippuvuuden ja lisää työn tehokkuutta

Paperisen työlistan puutteet alkoivat kuitenkin lopulta nakertaa minua, sillä:

  • Nähdäkseen työlistani tilanteen, täytyi olla toimistolla ja kävellä työhuoneelleni.
  • Voidakseni tehdä muutoksia ja päivityksiä työlistaani, minun piti olla toimistolla ja työhuoneessani.
  • Post-it-laput eivät tarjonneet mitään näkymää menneeseen ja vain rajoitetun näkymän tulevaisuuteen.
  • Lisäksi Post-it-lappuja lensi työviikon päätteeksi roskakoriin sellainen nippu, että pientä maailmanparantajaa sisälläni kylmäsi.

Olimme hiljattain ottaneet Tilaajavastuulla käyttöön uuden sisäisen viestintä- ja dokumentaatiotyökalun ja yhteistyötilan Confluencen. Päätinkin ottaa henkilökohtaisen digiloikan ja siirtää työlistani sen syövereihin sähköiseen muotoon. Confluencen työlistan historiasta pystyin nyt helposti blogiani varten käydä tarkistamassa, että uuteen uljaaseen digiaikaan siirtyminen tapahtui 11.4.2016. Yhtäkkiä työlistan päivittäminen kävi muutamalla hiiren klikkauksella ja hieman näppäimistöä naputtelemalla, missä ja milloin vain!

Reilussa kahdessa vuodessa työlistaviritykseni on kehittynyt harppauksin. Olen oppinut paremmin ja paremmin hallitsemaan Confluenceen sisäänrakennettuja edistyneitä toimintoja, ja sitä kautta oppinut paremmin hallitsemaan omaa työtäni ja työlistaani. Sähköinen työnhallintani koostuu nykyään pelkän viikkoaikataulun sijasta kaksiviikkoisista henkilökohtaisista sprinteistä, joille asetan aina omat pienemmät tavoitteet. Jokaiselle kuukaudelle merkitsen etukäteen isommat kokonaistavoitteet ja -alueet, joihin pyrin keskittymään. Pyrin jatkuvasti valikoimaan ja priorisoimaan niitä työtehtäviä, jotka edistävät määrittelemiäni kokonaistavoitteita.

Käytän sähköisen työlistani päivittämiseen ja ylläpitämiseen noin kaksi tuntia työaikaa viikossa, mutta voin vakuuttaa sen avulla saavutettavan oman työn jäsentämisen ja tehostamisen olevan kaiken vaivan arvoista. Sivutuotteena syntyy vielä muille tilaajavastuulaisille avoin näkymä minun työtehtäviini, ajankäyttööni ja tavoitteisiini!

Kiinnostaako sinua oman työsi ja itsesi johtaminen? Tutustu siinä tapauksessa myös Tuulan kirjoitukseen etätöistä ja Sailan kirjoitukseen itsensä johtamisesta itseohjautuvassa organisaatiossa. 


Jaro Lexmond

Jaro Lexmond

Jaro koordinoi tietorajapintojemme käyttöä ja on teknisen projektityön rutinoitunut ammattilainen, joka on tiukan paikan tullen valmis jopa koodaamaan.

Katso kaikki hänen kirjoituksensa